Otrokovice - Oficiální stránky města

Z technického hlediska jsou veškeré odchozí i příchozí datové zprávy z Informačního systému datových schránek staženy do Spisové služby úřadu, kde nepodléhají žádnému technickému omezení. U příchozích písemností jsou lokálně ve spisové službě úřadu archivovány celé příchozí datové zprávy ve formátu .FO a mimo to jsou v interním úložišti úřadu uloženy jednotlivé dokumenty, které byly v datové zprávě obsaženy. U odchozích písemností je ve spisové službě evidována opět jak celá odchozí datová zpráva formátu .FO, tak i jednotlivé dokumenty, které byly vytvořeny v rámci zpracování písemnosti.

Formáty ukládaných dokumentů jsou různé dle povahy dat a jsou to všechny formáty, které umožňuje odesílat a přijímat Informační systém datových schránek. Nejčastěji jsou zastoupeny formáty PDF/A, DOC, DOCX, XLS, XLSX a JPG.

 Lhůty uchovávání a následného skartování řídí Spisovým a skartačním řádem města Otrokovice, minimálně tedy 5 let.